• 敏捷审计的主要好处

    • 敏捷审计的主要好处

      敏关于敏捷,一个最大的误解就是它仅仅指更快速而已。但是,如果您在牛津词典中查找“敏捷”一词的定义,就会发现它的意义远不止于此。虽然敏捷的确意味着行动快速、便捷,但同时,它也被定义为更具响应性、适应性和灵活性的能力。敏捷包含所有这些方面的内容,甚至更多。

      敏捷思维需要您重新思考内部审计团队如何开展他们的工作,并为各利益相关者带来附加值。敏捷审计会影响到您多长时间做一次审计计划,何时执行该计划并汇报工作,在审计过程的哪个节点需要与业务相关者对接。最重要的是,敏捷审计鼓励内部审计人员更加关注价值,而不是回顾过去。我们都知道,内部审计的情况并不是一直如此。

      根据TeamMate针对内部审计的试金石研究,敏捷审计方法是内部审部门计划在2021年采用的三大行动项目之一,70%的企业已经计划采用或者已经采用了更敏捷的审计方法。如果您也有此计划,您期望从中获得哪些好处呢?

      敏捷=思维方式+工具

      数字、数据以及不断发展的商业模式合力作用,为内部审计人员带来了一场完美风暴,内部审计也随之迎来了巨大的挑战,不但要求您提供更多的价值,而且变化的速度之快也超出以往。最大的挑战 ,您也可以称之为“超级挑战”,就是内部审计人员必须要找到管理“VUCA”的方法。VUCA是由《哈佛商业评论》创造的缩略语,代表波动性(volatility)、不确定性(uncertainty)、复杂性(complexity)和模糊性(ambiguity),这也正是敏捷思维发挥作用之处。

      试想一下:内部审计人员可以利用所有可用的敏捷工具和流程,却没有得到任何好处。

      这怎么可能呢?答案很简单。说到敏捷,仅仅使用工具是不够的。敏捷转型必须是以思维为导向,而不是以流程为导向。要成为一名具有敏捷思维的审计员,您需要做到以下几点:

      大事化小。

      如果事情庞大而复杂,可将其分解成几个小部分,多次执行。(如,高频的审计计划和流程更新、更小型的审计、小审计团队、为期一周或两周的审计工作冲刺期、分解成小单元(如上午、下午,或者在看板上记录的工作日)的审核工作交付。在这一点上,我必须说的是,答案不在于小型的审计。我并不建议每周或每两周做一次审计,但是这确实意味着审计要有重点、有效率,这样才能更快地完成审计。

      限制同一时间段的工作任务 (WIP)。

      虽然做得少,但效果好,这样才能变得更高效。内部审计人员的专注也有助于提高审计质量。每次只允许审计人员进行一到两项审计任务,使他们能够保持高度的专注。 伦敦大学的一项研究发现,在完成认知任务的过程中,参与者的环境变化,会导致他们的智商(IQ)得分下降,与他们熬完整夜之后的情况相似。所以,要限制同一时间段的工作任务(WIP),提高您的IQ。

      听取反馈。

      根据需要,将快速反馈循环和方向纠错进行整合,用来管理VUCA,并减少为业务利益相关者提供价值所需的时间。

      成功实现更敏捷的审计方法有何标准?这个标准不止一个,但我最喜欢的是缩短实现价值的时间(通常简写为T2V),如缩短为业务利益相关者创造价值所需的时间。

      实施敏捷方法的工具

      一旦您拥有了更敏捷的思维,这时就要引入必要的工具和流程来予以支持,包括:

      持续的(滚动波)审计计划

      制定年度计划,明确12个月的所有任务,风险评估和要做的工作,这本身并没有什么问题。事实上,对许多人来说,年度计划通常是监管机构强制要求的。如果每年只制定一次审计计划,这个计划就会变得庞大、昂贵且复杂,在年度计划中纠正审计方向也会越来越困难,越来越缓慢。

      遵循敏捷原则:如果事情庞大而复杂,可将其分解成几个较小的部分,多次执行。在执行下一个滚动计划前,一些内部审计团队会实施6+6个月或者3+9个月的审计计划,然后每个月更新一次审计计划。这样做不仅能促进共享和沟通,还能更及时地向审计委员会汇报审计情况。最终的目标就是摆脱固定的年度计划的束缚,在一个适应范围内接受新出现的风险,并更快速地做出响应。

      团队设计

      缜密周到的团队设计是成功的秘诀,也是大多数内部审计部门最容易忽视的部分。团队成员是否稳定、是否专注、是否完整?维持一个稳定、专注且长久的团队是成功采用敏捷方式的关键原则。反之,审计团队的不稳定性在组建期(forming)和激荡期(storming)会面临终结的风险(参见塔克曼的团队成熟度模型)。

      环境变换会降低效率和绩效,因为人的大脑一次只能专注一件事情。如果您试图一次做两件事情,大脑会缺乏成功执行这两项任务的能力。这种在不同任务、项目目,或环境中自由切换的习惯是一种浪费且低效的审计实践,会破坏内部审计人员的专注度。

      根据杰拉尔德 温伯格(Gerald Weinberg)在《质量软件管理:系统思维》中所述,环境变换会使大脑按照手头的任务重新对自身进行定位 - 这也需要花费时间和智力资源。在您的工作量上额外增加一个项目或者审计可能导致生产力下降20%。

      专注是关键!对于大多数内部审计人员来说,减少环境的变换,能让他们更专注地工作,更快、更高效地完成任务。毕竟,审计员是执行复杂脑力工作的知识型工作者,专注有助于他们交付更高质量的工作。
       
      增量或迭代式审计报告

      冲刺是一个工作周期,为期一到两周。在每个周期内或迭代期,而不是在审计结束时(可能在好几个月后),为您的业务利益相关者或客户交付价值,这样就大大缩短了交付价值的时间(T2V)。将冲刺视为一个强行实施的快速反馈循环:我们做了什么,我们学到了什么,下一步要做什么?是否需要纠正、停止或开始某些事情?想要实现真正的敏捷,这些都是至关重要的问题。敏捷的核心是沟通、交付、反思和改进。

      迭代式敏捷审计团队层面的框架可能是这样的(基于周冲刺):

      1. 冲刺计划:团队成员能否每周开一次会,制定接下来一周的工作计划?可以考虑周计划。

      2. 每日站立会:团队成员能否每天开一次会进行协作和同步?可以考虑每日例会。

      冲刺评审:团队成员能否每周与利益相关者开一次会?可以考虑快速反馈循环:我们做了什么,我们学到了什么,下一步要做什么?这样,不会出现意外,也很少出现争吵。我们会在审计过程中,而不是在审计结束后,分享我们的观察结果。执行得好的话,可以大大缩短发布审计报告的时间。加强审计员和业务利益相关者之间的沟通,可以提高发现和建议的质量,这一点也适用于审计领导和监督。要考虑到持续参与,而不仅是在审计或某个阶段结束之后的参与。团队成员是否能在工作开始前制定好行动计划并达成一致?这样最好。在审计开始时向被审计单位介绍这种方法是至关重要的,这样,他们就能理解并接受,您的想法可能是成熟的,情况可能会发生变化,但他们会从早期的可见性中受益。

      冲刺回顾:团队成员能否每周开一次会,提出改进措施?要考虑审计团队的持续改进。团队成员如何才能更好地合作?这些工作要在审计过程中做,而不到等到审计结束,那时(在审计评审后)就太晚了。

      要记住,敏捷并不是万能的方法,这一点很重要。一个内部审计团队跟另一个内部审计团队对敏捷的看法可能不尽相同。您只要做对自己团队有用的事情就可以了。

      综合考虑

      当今世界,速度为王,为了跟上时代的步伐,越来越多的内部审计部门开始采用敏捷审计方法。经验证明,采用敏捷的思维方式和工具能有效地帮助内部审计人员应对迅捷的变化,并为其所在企业提供保障。而且,当您的关注点从部门和团队的内部流程转移到拥抱不确定性和适应性的思维方式驱动的审计方法时,您将看到一支更高效、更投入的团队,也能更快地带来更好地结果。